Besluitvorming door instemming: macht en collectief

Besluitvorming op basis van instemming is een hulpmiddel voor collectieve intelligentie dat collectieve besluitvorming tot doel heeft. Het is meer dan alleen een besluitvormingsmethode, het is een gestructureerde methodologie die een team of groep in staat stelt om tot een gezamenlijke beslissing te komen. Beginnend met een voorstel, dompelt de methodologie de groep onder in een opeenvolging van fasen die het voorstel verder ontwikkelen totdat er geen redelijke bezwaren meer zijn. 

Een methodologie in 6 fasen:
 

Fase 1: HET VOORSTEL

Het uitgangspunt voor besluitvorming op basis van instemming is een voorstel. Eén persoon (of een groep mensen) doet een voorstel. Het is duidelijk dat hoe meer het voorstel is ontwikkeld in overleg met de rollen die bij het voorstel betrokken zijn, hoe sneller er toestemming moet worden verkregen. 

In de eerste fase wordt het voorstel gepresenteerd door de persoon die het doet. Zij leggen de context, de doelstellingen, de inhoud, de verwachte resultaten, enz. uit.

Fase 2: VERKLARINGSVRAGEN

Iedereen wordt om de beurt uitgenodigd om de vragen te stellen die ze nodig hebben om het voorstel te begrijpen. De persoon die het voorstel doet, geeft de antwoorden als hij/zij dat kan. Het is mogelijk dat zij niet alle antwoorden hebben. 

Deze fase is van vitaal belang als het voorstel door iedereen duidelijk begrepen moet worden. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat de vragen echte verduidelijkingsvragen zijn en geen verkapte reacties of bezwaren.

FASE 3: REACTIES

Het idee van deze fase is om feedback te geven aan de persoon die het voorstel doet. Elke persoon wordt op zijn beurt uitgenodigd om aan te geven wat hij van het voorstel vindt, en welke bezwaren en/of verbeteringen hij relevant vindt. De reacties moeten kort maar goed beargumenteerd zijn, zodat de indiener voldoende gevoed kan worden.

FASE 4: FEEDBACK AAN DE VOORSTELLER

De persoon die het voorstel indient, heeft de feedback uit de vorige fase gehoord. Hij heeft daarom 3 keuzes:

het voorstel laten zoals het is
het voorstel wijzigen door er verschillende elementen in op te nemen die herhaaldelijk in de verschillende reacties zijn gehoord
het voorstel intrekken als er te veel bezwaren zijn, en op een latere vergadering terugkomen met een meer gecoördineerd voorstel.
 

Fase 5: BEZWAREN/BONFICATIES

Deze fase vormt de kern van het instemmingsbesluitvormingsproces. Iedereen wordt op zijn beurt uitgenodigd om eventuele bezwaren of verbeteringen tegen het voorstel kenbaar te maken. Bezwaren moeten redelijk zijn. Hiervoor wordt gecontroleerd of ze aan een aantal welomschreven criteria voldoen. 

Het bezwaar moet bijvoorbeeld een nadeel of een tegenslag voor de goedkeuring van het voorstel aangeven. Elk bezwaar wordt door de groep behandeld door het voorstel te wijzigen/verbeteren. Als alle bezwaren zijn opgelost, is er toestemming.

Fase 6: TOESTEMMING

In principe zijn alle bezwaren in fase 5 weggenomen. We controleren daarom of er instemming is, d.w.z. dat er geen bezwaren meer zijn, door een laatste ronde met elke deelnemer uit te voeren.  Als iedereen heeft bevestigd dat er geen bezwaren zijn, wordt het voorstel aangenomen en is het besluit genomen.  Een applausje kan nuttig zijn om dit succes van collectieve intelligentie te vieren.

Deze methodologie vereist enige oefening. Maar ze is voor iedereen toegankelijk... voor krachtigere beslissingen waar iedereen achter staat.